Resposta rápida
Seu primeiro ano como freelancer se resume a alguns hábitos: abra uma conta bancária separada, transfira uma porcentagem fixa de cada pagamento para uma reserva, geralmente 20–30% incluindo o imposto estadual, e pague o imposto estimado até 15 de abril, 15 de junho, 15 de setembro e 15 de janeiro. Na época da declaração, apresente o Schedule C e o Schedule SE junto com seu Form 1040.
É no seu primeiro ano como freelancer que os hábitos se formam — bons ou que saem caro. Este checklist explica o que fazer, mais ou menos na ordem em que você vai precisar.
Ao começar
- Abra uma conta bancária separada. Receba todos os pagamentos do negócio e pague todas as despesas do negócio por essa conta. Isso facilita muito a escrituração e as deduções (deductions), além de manter uma separação clara entre o dinheiro do negócio e o pessoal.
- Escolha uma estrutura. Por padrão, você atua como empresário individual (sole proprietor). Uma LLC acrescenta uma separação jurídica; optar pela tributação como S corp pode reduzir os impostos mais adiante, quando o lucro líquido for maior. Veja S corp vs LLC.
- Considere obter um EIN. Um número de identificação do empregador (employer identification number), fornecido gratuitamente pelo IRS, permite que você informe aos clientes um número diferente do seu número do Social Security no Form W-9.
- Confira as exigências locais. Licenças para o negócio, registro estadual e imposto sobre vendas (sales tax), caso você venda produtos ou serviços tributáveis.
- Defina seu preço. Inclua impostos, despesas e tempo não faturado no seu preço com a calculadora de valor por hora para freelancers.
Sempre que você receber um pagamento
- Transfira a porcentagem destinada aos impostos para uma conta de poupança. A calculadora de reserva para impostos fornece um único percentual — geralmente 20–30%, incluindo o imposto estadual.
- Registre o pagamento e o cliente. Nem todo cliente enviará um 1099, e você deve pagar o imposto de qualquer forma. Veja 1099-NEC vs 1099-K.
Todo mês
- Classifique as despesas por categoria e guarde os recibos. Confira a lista de deduções que freelancers costumam deixar passar.
- Registre as milhas rodadas a trabalho com as datas. Veja os valores por milha de 2026.
A cada trimestre
- Pague o imposto estimado (estimated tax). Os vencimentos são em 15 de abril, 15 de junho, 15 de setembro e 15 de janeiro. Use a calculadora trimestral e pague online.
Dica para o primeiro ano: se você teve um emprego com W-2 no ano passado e teve pouco imposto devido, a regra de “safe harbor” baseada no ano anterior pode deixar seus pagamentos de imposto estimado do primeiro ano bem baixos. Você terá que pagar o restante em abril, então continue reservando dinheiro mesmo assim.
Antes de 31 de dezembro
- Avalie as opções de aposentadoria. Você pode abrir uma SEP-IRA e fazer contribuições até o prazo de entrega da sua declaração; os prazos do Solo 401(k) são mais rígidos e variam conforme a instituição, então decida antes do fim do ano. Veja SEP-IRA vs Solo 401(k).
- Compre os equipamentos necessários que você já planejava comprar — compras feitas até 31 de dezembro contam para este ano.
- Confira o seguro-saúde. Os prêmios que você paga do próprio bolso geralmente são dedutíveis. Como funciona.
Na época de declarar os impostos
- Reúna os formulários 1099 e confira se correspondem aos seus próprios registros.
- Entregue o Schedule C e o Schedule SE junto com seu Form 1040, ou entregue seus registros a um profissional que prepare declarações de impostos.
- Prepare-se para o próximo ano: atualize sua porcentagem de reserva para impostos e seus pagamentos de imposto estimado usando os números reais deste ano.
Perguntas frequentes
Preciso fazer pagamentos de imposto estimado no meu primeiro ano como freelancer?
Planeje pagar trimestralmente, em 15 de abril, 15 de junho, 15 de setembro e 15 de janeiro. Se você teve um emprego com W-2 no ano passado e devia pouco imposto, a regra de "safe harbor" baseada no ano anterior pode deixar seus pagamentos estimados do primeiro ano bem baixos, mas você terá que pagar o restante em abril. Por isso, continue guardando dinheiro.
Devo obter um EIN ao começar como freelancer?
Vale a pena considerar. O número de identificação do empregador (employer identification number, EIN) é fornecido gratuitamente pelo IRS e permite que você dê aos clientes um número diferente do seu número do Social Security quando pedirem que preencha o Form W-9.
Quanto de cada pagamento devo guardar para os impostos?
A calculadora de reserva para impostos fornece uma porcentagem para você transferir para uma reserva sempre que receber um pagamento, geralmente 20–30% incluindo o imposto estadual. Após seu primeiro ano, atualize essa porcentagem e seus pagamentos de imposto estimado usando os valores reais do ano.
Devo imposto se um cliente não me enviar um 1099?
Sim. Nem todo cliente enviará um 1099, e você deve imposto de qualquer forma. Registre cada pagamento e o cliente que o fez. Depois, na época da declaração, confira seus próprios registros com os 1099s que receber.